Tietosuoja

 

Selkäliiton tietosuojaa koskevat allaolevat linkit: Tietoa 25.5.2018 voimaan tulevasta tietosuoja-asiasta
https://selkakanava.fi/tietosuoja-asetus  ja  Selkäliiton päivitetty jäsenrekisterin tietosuojaseloste https://selkakanava.fi/jasenrekisterin-tietosuojaseloste 


 

RY POHJOIS-KARJALAN SELKÄYHDISTYS RY TIETOSUOJAREKISTERISELOSTEET YHTEENVETO LAADITTU 14.5.2018

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) EU yhtenäistää tietosuojalakejaan ja uusi asetus on voimassa kaikissa jäsenmaissa 25.5.2018.

Suomessa se korvaa henkilötietolain, ja sitä täydennetään kansallisella lainsäädännöllä. Tietosuoja-asetuksesta käytetään kansainvälisesti termiä GDPR.

Käytetään nimitystä GDPR eli General Data Protection Regulation. Tietosuoja-asetuksen soveltaminen Tietosuoja-asetusta sovelletaan AINA, kun henkilötietoja käsitellään järjestön tai yrityksen tietojärjestelmissä. Sen piiriin kuuluu myös esimerkiksi puhelimessa rekisteröintiä varten annetut henkilötiedot sekä käsinkirjoitetut lomakkeet!

Tietosuojarekistereiden ylläpitäjä on Pohjois-Karjalan Selkäyhdistys ry:n hallitus. Jäsenrekisteriselosteen yhteyshenkilö Tarja Nenonen ja tapahtuma- ja retkirekisteriselosteiden yhteyshenkilöinä Leila Laakkonen ja Sirpa Moilanen.

Tämä yhteenveto sisältää Pohjois-Karjalan Selkäyhdistys ry:n seuraavat alla olevat tietosuojarekisteriselosteet: 1. Jäsenrekisteriseloste 2. Rekisteriseloste palkkahallinto 3. Rekisteriseloste laskutus 4. Tapahtuma- ja retkirekisteriseloste Selosteet 1 ja 4 ovat laaditut 14.5.2018 ja selosteet 2 ja 3 11.5.2018.

Selosteet päivitetään ohjeiden tarkentuessa kunkin vuoden tammikuussa. Selosteet on lähetetty sähköpostitse hyväksyttäväksi hallituksen jäsenille 15.5.2018. Hyväksymisen jälkeen sekä yhteenveto että selosteet tallennetaan PDF:nä sekä sihteerin manuaaliseen arkistoon, että sähköisesti asianosaisten käsittelijöiden tietokoneille. Pohjois-Karjalan Selkäyhdistys ry:n hallitus on hyväksynyt selosteet 17.5.2018

 


 

GDPR eli tietosuojaseloste (General data protection regulation)

 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus hyväksyttiin keväällä 2016 (14.4.2016). Tietosuoja-asetus edellytti rekisterinpitäjiä ja yrityksiä tarkistamaan tietosuojakäytäntöjensä lainmukaisuuden eli tekemään sen käytännössä 2 vuoden siirtymäaikana 25.5.2018 mennessä.  Sääntelyllä halutaan ohjata yhteisöt ja yritykset ottamaan tietosuoja-asiat kokonaisvaltaisesti huomioon jo toimintansa suunnittelussa. Asia koskettaa myös kaikkia yhdistystoimijoita. Siksi muutama sananen asiasta yleisesti ja siitä, miten tämä on huomioitu meidän yhdistyksessämme.

Tietorekisteri tulee laatia kaikista niistä, joissa tavalla tai toisella käsitellään henkilötietoja, kuten nimiä, yhteystietoja, syntymäaikoja. Jokainen rekisteri tulee olla nimetty käyttötarkoituksen mukaan. Rekisteristä tulee käydä ilmi tietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus, tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet, tietojen luovuttaminen ja suojaus, tietojen säilyttämisaika ja profilointi. Lisäksi sieltä tulee ilmetä rekisteröidyn oikeudet ja yhteydenottomahdollisuus häntä koskevissa asioissa. Tietosuojarekisteriä voidaan muuttaa mm. lainsäädännön muuttuessa ja/tai palvelujen kehittämisen yhteydessä.

Yhdistyksessämme on laadittu tietosuojarekisterin yhteenveto ja jäsenrekisterin  tietosuojaseloste, jotka ovat luettavissa kotisivuiltamme.  Lisäksi olemme laatineet ryhmä- ja tapahtumarekisterin, laskutuksen ja palkkahallinnon tietosuojarekisterit. Kaikki rekisterit ovat tallennetut yhdistyksen/sihteerin käytössä olevalle tietokoneelle ja paperisena myös yhdistyksen kansioon. Kaikkien rekisterien ylläpitäjä on Pohjois-Karjalan Selkäyhdistys ry. Yhteyshenkilöt ovat jäsenrekisterin osalta yhdistyksen sihteeri, ryhmä- ja tapahtumarekisterin osalta puheenjohtaja ja sihteeri, sekä laskutus- ja palkkahallinnon osalta taloussihteeri. Rekistereiden nimi- ja osoitetietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille toiminnantarkastajaa lukuun ottamatta. Rekistereistä ja yhdistyksestä saa tietonsa pysyvästi poistetuksi sitä pyytämällä.

Selkäliiton ja yhdistyksen välille on laadittu jäsenrekisteriä koskevissa asioissa yhteistyösopimus. Seuraamme asiasta lainsäädäntöä ja tarkistamme tietosuojarekisterit vuosittain